Comment créer et utiliser des vues filtrées dans Google Sheets

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By Julien

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Google Sheets a cette excellente fonctionnalité pour collaborer avec d’autres utilisateurs.

Mais un problème lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même fichier est que lorsque quelqu’un modifie les données, cela change pour tous ceux qui travaillent sur ces données.

Filtrer les vues dans Google Sheets peut vous aider à résoudre ce problème.

Que sont les vues filtrées dans Google Sheets ?

Une vue filtrée est une vue (ou un agencement de données) que vous pouvez enregistrer pour une visualisation/utilisation ultérieure.

Par exemple, supposons que vous disposiez d’un ensemble de données comme illustré ci-dessous :

Filtrer les vues dans Google Sheets - Ensembles de données

Il s’agit des données sur les ventes par magasin dans quatre régions – Est, Ouest, Nord et Sud.

Désormais, si vous travaillez avec des collaborateurs qui ont également accès à ces données, toute modification que vous y apporterez affectera également ce qu’ils voient.

Ainsi, au lieu de modifier les données d’origine, vous pouvez créer une vue filtrée.

Une vue filtrée se trouve au-dessus des données d’origine.

Tu peux filtrer ou trier les données selon vos besoins, puis créez une “vue filtrée” de ces données. Cela garantira que les données d’origine restent intactes et que vous avez toujours accès aux données de la “vue filtrée” si vous en avez besoin à l’avenir.

Et la meilleure partie de “Filtrer les vues” est que vous pouvez également la partager avec d’autres collaborateurs (nous verrons comment procéder plus tard dans ce didacticiel).

La vue filtrée n’est utile que lorsque vous souhaitez filtrer et trier les données et que vous ne voulez pas que les données sous-jacentes changent.

Comment créer une vue filtrée dans Google Sheets ?

Supposons que j’ai les mêmes données de ventes que celles indiquées ci-dessus et que je souhaite analyser les données pour obtenir les données suivantes :

  • Boutiques dans Est région dont les ventes du produit A sont inférieures à 500
  • Boutiques dans Ouest région dont les ventes du produit A sont inférieures à 500
  • Boutiques dans Intello région dont les ventes du produit A sont inférieures à 500
  • Boutiques dans Sud région dont les ventes du produit A sont inférieures à 500
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Cela nécessiterait la création de quatre « vues de filtre » différentes – une pour chaque région.

Voici les étapes pour créer des vues filtrées dans Google Sheets :

  1. Sélectionnez le jeu de données.
  2. Accédez à l’onglet Données.Onglet Données pour accéder aux vues filtrées dans Google Sheets
  3. Dans l’option Filtrer les vues, cliquez sur “Créer une nouvelle vue filtrée”. Vous remarquerez que l’en-tête de ligne/colonne deviendra gris foncé.Créer une nouvelle vue filtrée
  4. Entrez un nom descriptif pour le filtre dans la barre au-dessus de l’en-tête de ligne. Dans ce cas, je l’appellerai “Est avec des ventes inférieures à 500”.Nommez les vues de filtre dans Google Sheets
  5. Assurez-vous que la zone fait référence à la bonne zone. Il sélectionne automatiquement la zone de sélection, mais vous pouvez la modifier si vous le souhaitez ici.Vous pouvez modifier la plage d'affichage du filtre
  6. Cliquez sur l’icône de colonne Filtrer pour la région et filtrez tous les enregistrements Est.Filtrer les enregistrements pour la région est
  7. Cliquez sur l’icône Filtrer pour l’icône Produit A, cliquez sur « Filtrer par condition » et filtrez toutes les entrées avec une valeur inférieure à 500.Filtrer les inscriptions inférieures à 500

Les étapes ci-dessus créeraient une vue filtrée dans Google Sheets que vous pouvez utiliser pour voir les magasins de l’Est qui vendent moins de 500 du produit A.

Vous pouvez fermer la vue du filtre en cliquant sur l’icône de fermeture à droite de la barre grise.

Suivez à nouveau les étapes ci-dessus pour créer d’autres vues de filtre.

Accéder à différentes vues de filtre dans un document Google Sheets

Pour accéder aux vues de filtre existantes dans un fichier Google Sheets, procédez comme suit :

  • Accédez à l’onglet Données.Onglet Données pour accéder aux vues filtrées dans Google Sheets
  • Survolez l’option “Filtrer les vues” dans la liste.
  • Cliquez sur la vue de filtre à laquelle vous souhaitez accéder.Accès au filtrage des vues dans Google Sheets

Cela changerait instantanément le thème de couleur des en-têtes de ligne/colonne et ouvrirait la vue de filtre sélectionnée.

Partage de vues filtrées avec d’autres

La meilleure chose à propos de Filter Views est que vous pouvez le partager avec d’autres collaborateurs.

Pour partager une “vue filtrée”, ouvrez-la d’abord, puis copiez l’URL du fichier et partagez-la avec les autres collaborateurs.

Partage de vues filtrées dans Google Sheets

Vous remarquerez que lorsque vous êtes en vue filtrée, l’URL de Google Sheet en obtient une supplémentaire &fvid=#########

ID d'affichage du filtre Fvid

Cet ID de vue de filtre est unique pour chaque vue et vous permet de partager une URL unique avec un collaborateur.

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Dans le cas où le collaborateur a l’autorisation de modifier, il peut afficher et apporter des modifications aux vues de filtre. Une fois les modifications effectuées, elles seront enregistrées et appliquées à tous les collaborateurs.

Si la personne avec qui vous avez partagé ceci a des droits d’affichage uniquement, elle ne pourra voir que les filtres. S’ils essaient de filtrer les données ou de les trier, elles seront temporaires et ne seront visibles que par eux. Cela ne modifie pas la vue de filtre d’origine. Lorsqu’une personne disposant de droits de lecture seule filtre/trie des données, le nom de la vue filtrée devient quelque chose comme “Filtre temporaire 1”.

Filtre temporaire lors de la modification des vues filtrées

Suppression de vues filtrées

Si vous créez une “vue filtrée” dont vous n’avez plus besoin, vous pouvez facilement la supprimer en suivant les étapes ci-dessous :

  • Allez dans l’onglet Données
  • Survolez l’option “Filtrer les vues” dans la liste.
  • Cliquez sur la vue filtrée que vous souhaitez supprimer.
  • Cliquez sur l’icône d’engrenage.
  • Cliquez sur Supprimer.

Suppression des vues filtrées dans Google Sheets

Les étapes ci-dessus supprimeraient la vue de filtre active.

Dans le menu déroulant de l’icône d’engrenage, vous obtenez également les options suivantes :

  • Renommer: Utilisez ceci pour renommer la vue de filtre actuelle.
  • Mettre à jour la plage: utilisez cette option pour mettre à jour la plage pour laquelle la vue filtrée est créée. Cela vous aidera lorsque quelqu’un ajoutera/supprimera des données dans l’ensemble de données d’origine et vous mettrez à jour la vue filtrée en conséquence.
  • Dupliquer: Utilisez ceci pour dupliquer rapidement les vues de filtre. Ceci est utile lorsque vous souhaitez créer plusieurs “Vues de filtre” avec un filtrage/tri de données similaire.

Création de liens cliquables pour ouvrir des vues de filtre dans Google Sheets

Maintenant, s’il existe plusieurs vues de filtre que vous avez créées dans Google Sheets, il peut être utile de créer des liens cliquables dans les cellules pour accéder rapidement à ces vues.

Par exemple, si je suis un manager et que je veux voir rapidement quels magasins ont sous-performé dans les quatre régions, je peux simplement cliquer sur un lien et cela ouvrira immédiatement la vue de filtre spécifique. Quelque chose comme montré ci-dessous :

Comment créer ces liens :

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Les étapes ci-dessus créeraient un lien hypertexte dans la cellule qui ouvre la vue de filtre spécifiée lorsque vous cliquez dessus.

Vous pouvez l’utiliser dans le cadre du tableau de bord ou de la feuille récapitulative où, si l’on souhaite vérifier les données de la vue filtrée, il suffit de cliquer sur le lien (comme indiqué ci-dessous).

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Julien

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