Comment créer une liste de distribution dans Outlook en 5 étapes

Avoir un groupe de contact est indispensable pour les personnes qui travaillent dans de grandes organisations où il peut y avoir des centaines de personnes avec qui communiquer. Bien que leur configuration puisse prendre un certain temps en fonction du nombre de contacts que vous avez, une fois que vous l’avez configurée, cela peut éliminer la monotonie de l’envoi du même e-mail à plusieurs destinataires.

La fonctionnalité de groupe de contacts d’Outlook est loin d’être parfaite. Cela peut être ennuyeux à contrôler. Mais cet article vous aidera à y naviguer, à expliquer ce qu’est une liste de distribution, ses avantages et comment créer une liste de distribution dans Outlook. Lisez la suite pour maîtriser cette partie de la suite Outlook.

Avantages et inconvénients de l’utilisation des listes de distribution dans Outlook

Voici quelques avantages et inconvénients de l’utilisation de la fonctionnalité de groupe de contacts Outlook :

Avantage

• Ils sont faciles à faire, surtout si vous êtes une personne férue de technologie.
• Ils peuvent être créés en quelques minutes.
• La fonctionnalité est disponible pour tout le monde.

Désavantages

• Vous pouvez accidentellement envoyer le mauvais e-mail à la liste de distribution – il est plus difficile de rappeler les e-mails à la fois
• Les listes nécessitent une mise à jour fréquente.
• Les premières versions n’autorisent qu’un nombre limité d’adresses e-mail.
• Certains fournisseurs de messagerie marquent les e-mails envoyés via des listes de distribution comme “Spam”.

La différence entre les groupes de contacts, les groupes de distribution et les listes de distribution dans Outlook

Dans la plupart des cas, vous pouvez utiliser ces termes de manière interchangeable car ils servent le même objectif. Les listes de distribution étaient utilisées dans les anciennes versions d’Outlook, mais ont ensuite été remplacées par des groupes de contacts car elles sont plus faciles à comprendre pour la plupart des utilisateurs.

Parfois, les listes de distribution sont gérées par les supérieurs pour l’ensemble de l’entreprise et envoient des e-mails avec une adresse spécifique. Mais les gens ont tendance à utiliser des groupes de contacts avec leurs comptes de messagerie individuels, dans la plupart des cas.

Ensuite, nous verrons comment créer une liste de diffusion dans Outlook.

Comment créer une liste de distribution dans Outlook

Voici les étapes pour apprendre à créer une liste de distribution dans Outlook :

Étape 1: Sur l’écran principal de votre client Outlook, cliquez sur Personnes icône en bas à gauche de l’écran. Cela ouvrira l’onglet Contacts, qui vous permet de gérer vos destinataires.

Étape 2: Dans le coin supérieur gauche de l’écran, cliquez sur Nouveau groupe de contacts dans la barre d’outils. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre pour vous permettre de créer votre liste de distribution Outlook.

Étape 3: Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez le nom de votre groupe de contacts. Nous vous suggérons d’utiliser un mot-clé qui peut vous aider à reconnaître immédiatement le groupe de personnes. Par exemple, saisissez « Service des comptes » pour vos contacts qui travaillent dans le service de la comptabilité. Une fois que vous avez tapé le nom de votre liste de distribution, cliquez sur Ajouter des membres.

Étape 4: Lorsque vous cliquez sur Ajouter des membres, un menu déroulant apparaît dans lequel vous pouvez choisir parmi trois options : Depuis les contacts Outlook, Du carnet d’adresses, et Nouveau contact par e-mail. Vous êtes invités à choisir l’option qui vous convient. Dans ce cas, nous ajouterons un Nouveau contact par e-mail.

Étape 5 : Une petite fenêtre apparaîtra vous permettant d’ajouter les coordonnées du destinataire. Ce Nom affiché L’option vous permettra de spécifier un nom à afficher à la place de l’adresse e-mail. Entrer dans Adresse e-mail, et vous pouvez ensuite choisir si vous souhaitez ajouter ce destinataire à vos contacts. Cliquez sur OK pour ajouter le contact à la liste de distribution.

Votre liste de distribution a été créée. Vous devriez voir le nom du groupe de contact apparaître comme un contact régulier. La prochaine fois que vous souhaitez envoyer un e-mail, au lieu d’entrer l’e-mail de chaque contact, recherchez simplement le nom du groupe dans la zone de texte et vous pourrez envoyer votre e-mail au groupe de contacts.

Pour modifier la liste de diffusion, accédez à Contacter des personnes et cliquez sur les trois points sous le nom de la liste. cliquer sur Modifier le contact Outlook, qui vous amènera à la même fenêtre à l’étape 3. De là, vous pouvez suivre les mêmes étapes pour modifier la liste.

Comment créer un groupe de messagerie dans Outlook 365

Voici les étapes à suivre si vous souhaitez savoir comment créer un groupe de messagerie dans Outlook 365 :

Étape 1: Sur l’écran principal de votre page Web Outlook 365, cliquez sur Personnes icône dans la barre d’outils sur le côté gauche de l’écran. Cela vous amènera à une nouvelle page Web avec vos contacts.

Étape 2: En elle Personnes onglet, cliquez Toutes les listes de contacts et cliquez sur Créer une liste de contacts. Cela ouvrira une fenêtre dans laquelle vous pourrez entrer les détails de votre liste de contacts.

Étape 3: Entrez le nom de la liste dans cette fenêtre. Choisissez quelque chose qui vous aide à reconnaître la liste immédiatement. Comme précédemment, utilisons “Service de compte” comme exemple. Ajoutez une description dans la zone de texte à la fin qui vous aidera à savoir qui a été ajouté à la liste.

Étape 4: Saisissez l’e-mail de votre contact Ajouter des adresses e-mail section dans la fenêtre, puis cliquez sur Ajouter pour ajouter l’e-mail à la liste. Si vous souhaitez supprimer un e-mail de la liste, cliquez sur l’icône en forme de croix à droite de l’adresse. Lorsque vous avez terminé d’apporter les modifications, cliquez sur cabinet pour enregistrer la liste de contacts.

Votre liste de contacts est prête. Si vous souhaitez mettre à jour la liste de contacts, suivez les mêmes étapes en vous rendant sur Toutes les listes de contacts section je Personnes l’onglet. Là, vous pouvez suivre l’étape 4 pour modifier la liste de contacts.

Alternatives à la création d’une liste de distribution dans Outlook

La création d’une liste de distribution dans Outlook peut poser plus de problèmes qu’elle n’en vaut la peine pour certaines personnes. Heureusement, vous pouvez utiliser quelques alternatives pour créer un groupe de messagerie.

Outils externes

Vous pouvez utiliser plusieurs outils de marketing par e-mail pour envoyer des e-mails en masse à votre liste de contacts. Certaines de ces plateformes incluent MailChimp, MailerLiteet Contact constantet ils offrent de nombreuses fonctionnalités pratiques telles que le glisser-déposer, le suivi et les mesures d’engagement.

Notez que ces outils sont faits pour le marketing et peuvent ne pas être fiables pour la communication interne.

Groupes Microsoft 365

Si vous utilisez les services Microsoft 365, envisagez de mettre à niveau vos listes de distribution pour qu’elles deviennent des groupes. Cela vous permet de surmonter de nombreux inconvénients liés à la création d’un groupe de contacts dans Outlook.

Bien que la fonctionnalité Groupes puisse être utile dans votre scénario particulier, sachez que ce n’est pas l’intention initiale de cette fonctionnalité. Ils ont été créés pour faciliter la collaboration en équipe, permettant aux utilisateurs de partager des fichiers, des notes et des documents importants.

Une autre chose à noter est que vous avez besoin d’un abonnement Microsoft 365 actif pour utiliser cette fonctionnalité dans Outlook.

Créer une liste de distribution dans la FAQ d’Outlook

Qu’est-ce qu’une liste de distribution Outlook ?

La liste de distribution d’Outlook vous permet de regrouper vos destinataires d’e-mails et de les représenter comme un seul destinataire. La fonctionnalité porte de nombreux noms tels que groupes de distribution, groupes de contacts et groupes de messagerie, mais le but est en grande partie le même.

Une fois que vous avez appris à mettre en place une liste de diffusion dans Outlook, cela peut être extrêmement pratique si vous devez envoyer le même email à plusieurs personnes. Cela peut devenir un gros problème si vous êtes responsable de la gestion des communications pour plus d’un département ou bureau. Cette fonctionnalité vous évite de saisir manuellement l’adresse e-mail de chaque destinataire.

Une fois que vous avez créé une liste de distribution, elle apparaîtra dans votre liste de contacts, tout comme un contact régulier. Ils apparaissent également dans votre carnet d’adresses, ce qui en fait une fonctionnalité pratique et à long terme.

Comment créer une liste de distribution dans Outlook ?

Vous pouvez créer une liste de distribution en :

1. Va à Personnes section dans Outlook et rubrique dans Contacter des personnes l’onglet.
2. Là, cliquez sur suivant Nouveau groupe de contacts dans la barre d’outils où vous pouvez nommer le groupe de contacts et ajouter vos contacts.

Comment créer une liste de distribution dans Outlook 365 ?

1. cliquer sur Personnes icône et entrez Contacter des personnes menu.
2. cliquer sur Toutes les listes de contacts etc Créer une liste de contacts.
3. Entrez-y les informations de vos contacts et cliquez sur cabinet.

Quelle est la différence entre une liste de distribution et un groupe dans Outlook ?

Une liste de distribution est une fonctionnalité gratuite intégrée à Outlook qui vous permet d’ajouter vos contacts à une liste qui les traite comme un seul contact. Vous pouvez simplement sélectionner la liste de distribution lorsque vous envoyez un e-mail au lieu de sélectionner les contacts individuellement.

Les groupes dans Microsoft 365 sont une fonctionnalité payante qui permet la collaboration entre les utilisateurs. Cela permet aux utilisateurs de partager des fichiers, des notes et des documents importants.

Comment ajouter des membres à une liste de distribution dans Office 365 ?

1. Passez à Personnes section et cliquez sur Toutes les listes de contacts dans Contacter des personnes l’onglet.
2. Sélectionnez le groupe de contacts auquel vous souhaitez ajouter des membres et cliquez sur Éditer bouton dans la barre d’outils supérieure.
3. Saisissez l’e-mail du destinataire dans la fenêtre qui s’affiche Ajouter des adresses e-mail zone de texte et cliquez sur Ajouter.

Conclusion de notre guide de liste de distribution Outlook

La liste de distribution d’Outlook est une fonctionnalité intéressante qui vous permet d’éliminer la monotonie de l’envoi d’e-mails à plusieurs personnes, car vous pouvez les ajouter toutes dans un groupe et l’enregistrer en tant que contact unique.

Nous espérons que cet article vous a aidé à mieux comprendre comment créer une liste de distribution dans Outlook et son objectif. Faites-nous savoir dans les commentaires si vous avez des questions, ou consultez certains de ces autres guides Outlook :