Comment faire en sorte que Google Sheets exécute automatiquement la macro

Accélérer votre travail de feuille de calcul en automatisant les tâches n’a jamais été aussi facile, grâce aux macros. Google Sheets vous permet d’enregistrer des macros. Il s’agit d’une série d’étapes que vous pouvez automatiser afin de ne pas avoir à refaire sans cesse les mêmes choses dans la feuille de calcul, ce qui vous fait gagner du temps dans votre travail.

L’utilisation de Google Sheets pour exécuter des macros inclut automatiquement le formatage des données, l’ajustement du style et de la taille de la police, l’ajout de lignes ou de colonnes ou toute action dans le logiciel. Les macros vous permettent même de lier un raccourci clavier personnalisé et de l’exécuter sur un autre jeu de données dans la feuille de calcul en utilisant simplement votre clavier.

Les macros sont automatiquement enregistrées dans la feuille de calcul sur laquelle vous travaillez. Ainsi, la prochaine fois que vous devrez appliquer la même mise en forme à un autre ensemble de données, cliquez simplement sur la macro que vous avez créée auparavant. En quelques secondes, votre feuille ressemblera exactement à ce que vous voulez.

Les fonctions macro sont générées dans la fonction Apps Script, également appelée fonction macro, dans Google Sheets.

Il est lié à un projet de scénario intitulé “macros.gs”.

Vous pouvez utiliser Apps Script pour écrire et créer des macros. Mais si vous ne savez pas comment écrire des codes, vous pouvez simplement suivre ces étapes pour créer des macros.

Créer une macro dans Google Sheets

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de scripts Google Sheets de feuilles de calcul contenant de longues listes de données.

Disons que vous êtes chargé de le formater pour qu’il ait l’air organisé. Vous voudrez peut-être donner aux lignes et aux colonnes la même taille, vous assurer que vous pouvez voir tous les textes dans les cellules, mettre les en-têtes en gras et surlignés en jaune, et geler la première ligne afin de pouvoir naviguer facilement dans le reste des données à le bas de la feuille de calcul.

Cela fait beaucoup de fonctionnalités, n’est-ce pas ? Les macros peuvent aider à rendre cela plus facile à faire en continu.

La première chose que vous devez faire est d’aller dans Outils > Macros > Enregistrer une macro.

Une fois que votre macro est configurée pour enregistrer, vous pouvez commencer à modifier votre feuille de calcul.

Enregistrez la première action que vous souhaitez effectuer. Dans ce cas, nous voulons que les lignes et les colonnes aient la même taille et que tout le texte des cellules soit visible. Pour faire ça;

1. Sélectionnez toutes les données de la feuille de calcul en cliquant avec le bouton gauche sur les cellules du haut et de gauche de la feuille de calcul.
2. Après avoir sélectionné toutes les données, double-cliquez sur le séparateur de colonne d’une cellule puis sur le séparateur de ligne. Vous remarquerez que la feuille de calcul est plus belle maintenant.
   
   Si vous regardez les informations en bas de votre feuille de calcul, “Enregistrement d’une nouvelle macro…”, vous verrez que chaque action que vous effectuez est affichée sur la boîte. Dans ce cas, il affichait “Action 3 : redimensionner automatiquement les lignes”, ce que j’ai fait pour que les lignes aient la même taille. Vous pouvez utiliser ces informations pour revérifier votre travail ou vérifier que vous avez utilisé l’action correcte pour la feuille de calcul.
3. La prochaine chose est de rendre les titres des données en gras et surlignés en jaune. Cliquez sur la cellule 1:1 pour sélectionner automatiquement tous les titres dans la feuille de calcul, appuyez sur ‘Ctrl + B’ ou sur le bouton ‘B’ en haut pour mettre les lettres en gras, puis cliquez sur ‘Couleur de remplissage’ et sélectionnez la couleur jaune pour mettre en valeur les textes. Après cela, votre feuille de calcul ressemblera à ceci.
   
4. Allez enfin à Affichage > Figer > 1 ligne. Cette action gèlera les données jusqu’à la première ligne afin que la première ligne (en-tête) soit toujours visible lorsque vous faites défiler vers le bas.
5. Après avoir effectué toutes les actions que vous devez automatiser dans la feuille de calcul, cliquez sur “Enregistrer” pour enregistrer votre macro.
   
6. Entrez le nom que vous voulez pour votre macro dans le champ qui apparaît sur votre écran. Dans ce cas, j’ai écrit ‘Formatage’. Vous pouvez également créer un raccourci clavier avec la forme “Ctrl + Alt + Maj + Chiffre”. Cela vous facilitera l’exécution de la macro dans une autre feuille de la feuille de calcul. Cliquez sur “Enregistrer” pour enregistrer votre macro.

La prochaine fois que vous obtenez une feuille de calcul comme celle-ci, vous n’aurez pas à répéter toutes les étapes pour obtenir le format souhaité. Cliquez simplement sur Outils > Macros > « Formatage » (le nom de la macro que vous avez créée).

Vous pouvez également appuyer sur ‘Ctrl + Alt + Maj + 1’ (le numéro auquel vous avez attribué votre macro). Pour ajouter une autre macro dans votre feuille de calcul, répétez simplement le processus ci-dessus. Cliquez sur Outils > Macros > Enregistrer une macro et commencez à effectuer les actions que vous souhaitez enregistrer pour créer un autre format.

Assurez-vous de saisir un nom différent pour votre macro afin de ne pas vous tromper. N’oubliez pas d’entrer le raccourci clavier pour faciliter l’exécution de la macro.

Vous pouvez ajouter jusqu’à 10 macros dans une feuille de calcul.

Pour modifier le nom et le raccourci clavier de la macro que vous avez créée, procédez simplement :

1. Cliquez sur Outils > Macros > Gérer les macros. Une boîte apparaîtra sur votre écran contenant les noms et les raccourcis clavier des macros que vous avez créées.
2. Entrez le nouveau nom que vous voulez pour votre macro ou modifiez le raccourci numérique
3. Cliquez sur ‘Mettre à jour’

Modification à l’aide du langage macro de Google Sheets

Vous pouvez modifier les macros associées à une feuille de calcul si vous souhaitez modifier quelque chose. Pour modifier une macro :

1. Cliquez sur Outils > Macros > Gérer les macros et sélectionnez la macro que vous souhaitez modifier.
2. Cliquez sur les trois lignes pointillées à côté de la macro, puis sélectionnez “Modifier le script”.
3. Sheets vous dirige vers l’éditeur Apps Script dans Google Sheets, qui contient les fonctions de macro pour les macros que vous avez créées. Modifiez l’action spécifique que vous souhaitez modifier dans la fonction macro.
4. Enregistrez le projet de script en appuyant sur ‘Ctrl + S’, vérifiez si la fonction macro que vous avez modifiée exécute l’action en fonction des modifications que vous avez apportées.

Importer des macros dans une autre feuille de calcul

Vous ne pouvez appliquer les macros que vous avez créées qu’à la même feuille de calcul sur laquelle vous les avez créées, et vous ne pouvez pas l’utiliser pour effectuer l’automatisation sur une autre feuille de calcul. Heureusement, vous pouvez importer des macros dans une autre feuille de calcul.

Pour importer une macro :

1. Ouvrez la feuille Google contenant la macro, cliquez sur Outils > Macros > Gérer les macros.
2. Cliquez sur les trois points à côté de la macro et sélectionnez “Modifier le script”. Le script Apps de Google Sheets apparaîtra dans votre fenêtre. Vous constaterez que toutes les macros que vous avez créées sont contenues dans le projet de script.
3. Pour importer la macro, mettez en surbrillance le code de la fonction macro qui contient la macro souhaitée. Pour cet exemple, je vais importer la macro que nous avons créée précédemment et intitulée “Mise en page.”
4. Assurez-vous d’avoir sélectionné le code jusqu’aux points-virgules pour que la macro fonctionne correctement.” Appuyez sur ‘Ctrl + C’ pour le copier.
5. Ouvrez la deuxième feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez importer la macro. Dans cette feuille de calcul, cliquez sur Outils > Macros > Enregistrer une macro.
6. Vous devez créer une macro dans cette feuille de travail pour générer un éditeur de script. Cependant, vous n’avez pas besoin d’effectuer d’action sur la feuille de calcul après l’enregistrement. Cliquez simplement sur “Enregistrer” dans la boîte qui apparaît et entrez un nom pour votre macro. j’ai appelé cette macro “Formatage (importé)”. Cliquez sur “Enregistrer” pour enregistrer votre macro.
7. Ouvrez l’éditeur de script dans votre nouvelle feuille de calcul en cliquant sur Outils > Macros > Gérer les macros. Cliquez sur les trois points à côté de la macro et sélectionnez “Modifier le script”. Une fois dans Apps Script, sélectionnez la fonction dans le projet de script et appuyez sur “Supprimer”.
8. Collez le code que vous avez précédemment copié à partir de la fonction macro dans la feuille de calcul d’origine. Appuyez sur ‘Ctrl + S’ pour enregistrer le projet de script.
9. Revenez à la feuille de calcul et cliquez sur Outils > Macros > Importer. Une boîte similaire à celle ci-dessous apparaîtra sur votre écran. Cliquez sur “Ajouter une fonction” sous la macro.
10. Une fois que vous avez ajouté la fonctionnalité, vous verrez qu’une coche la remplacera. La macro est maintenant ajoutée à votre nouvelle feuille de calcul.

Cependant, la macro n’est pas affectée à un raccourci clavier. Vous voudrez peut-être fournir un raccourci pour un accès plus facile. Pour ce faire, cliquez sur Outils > Macros > Gérer les macros, attribuez un numéro à la macro et cliquez sur « Mettre à jour ». La macro de votre nouvelle feuille de calcul a maintenant un raccourci clavier.

Pour vérifier si votre macro importée fonctionne, cliquez sur Outils > Macros > “Mise en page” ou appuyez sur ‘Ctrl + Alt + Maj + 1’. La feuille de calcul devrait maintenant ressembler à votre feuille de calcul précédente.

Quelques points à garder à l’esprit lors de l’utilisation des macros Google Sheets

Lorsque vous obtenez une nouvelle feuille de calcul, maximisez l’utilisation de vos macros en copiant simplement la feuille dans la feuille de calcul d’origine qui contient vos macros ou en faisant une copie de cette feuille. De cette façon, vous n’avez pas à effectuer manuellement des actions répétitives dans Google Sheets.

Vous pouvez enregistrer de nombreuses actions à l’aide d’une seule macro. Cependant, les macros fonctionnent bien si elles sont enregistrées avec des actions limitées. Si vous avez plusieurs exigences de mise en forme dans une même feuille, il est préférable de créer plusieurs macros. Assurez-vous simplement d’attribuer un raccourci clavier unique à chaque macro que vous créez et n’oubliez pas que vous ne pouvez créer que 10 macros dans une feuille de calcul.

Pouvez-vous exécuter des macros Excel dans Google Sheets ?

Les macros que vous créez dans Sheets ne s’appliquent malheureusement qu’à Google Sheets. Vous ne pouvez pas copier ou créer de macros dans d’autres outils de la suite Google, ni importer des macros Excel dans Google Sheets ni les masquer.

Avancez avec les macros

Les macros peuvent prendre un certain temps pour comprendre comment exécuter automatiquement une macro Google Sheets, mais cela vous fera gagner beaucoup de temps à long terme. L’automatisation réduit considérablement le temps de travail.

Consultez nos autres guides Google Sheets pour vous aider à devenir le meilleur utilisateur de feuille de calcul possible.