Comment suivre les modifications dans Google Sheets [5 Easy Ways]

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By Julien

Dans le passé, collaborer avec d’autres personnes pouvait être incroyablement frustrant. Vous ouvririez un document et il y aurait des changements partout – suppressions, ajouts et modifications. Vous ne sauriez pas ce qui a été édité et pourquoi. Vous pourriez même avoir perdu des données pour toujours.

Aujourd’hui, il existe une solution simple : apprenez à suivre les modifications dans Google Sheets. Lorsque vous suivez les modifications, vous pouvez voir quelles modifications ont été apportées, quand et par qui. Mais il n’existe pas un seul moyen simple de suivre les modifications dans Google Sheets – vous devrez donc utiliser plusieurs méthodes différentes.

Pourquoi voudriez-vous suivre les modifications dans Google Sheets ?

Le suivi des modifications vous permet de voir quelles modifications et modifications ont eu lieu et quand. Vous pouvez alors revenir aux informations précédentes.

Les modifications de suivi de Google Sheet ne fonctionnent pas comme tout autre logiciel tel que documents qui ont une fonction qui affiche automatiquement toutes les modifications. Au lieu de cela, suivez les modifications à l’aide de quelques autres fonctionnalités :

  • Vous pouvez être averti lorsque des changements se produisent.
  • Vous pouvez voir l’historique des modifications d’une cellule.
  • Vous pouvez voir l’intégralité historique des versions du document.
  • Vous pouvez protéger des feuilles ou des plages de données spécifiques contre les modifications.

Ensemble, ces fonctionnalités permettent d’être informé des modifications, d’afficher les modifications et d’empêcher les modifications. Bien que ce ne soit pas aussi élégant que de simplement cliquer sur “Suivre les modifications”, c’est en fait une solution très flexible.

Comment suivre les modifications dans Google Sheets

Supposons qu’une organisation à but non lucratif essaie de répartir son budget entre trois personnes et souhaite s’assurer que tout changement est visible. Ne pas partager le document n’est pas une option ; tout le monde doit y travailler en même temps.

suivre les modifications dans Google Sheets

Vous devriez commencer par protéger les feuilles que vous ne voulez pas changer. Ensuite, vous souhaitez activer les notifications. Enfin, vous partagerez le document avec les personnes avec lesquelles vous souhaitez le partager.

Si à tout moment vous avez vu des modifications avec lesquelles vous n’êtes pas d’accord, vous pouvez utiliser l’historique des versions dans Google Sheets pour annuler les modifications qui ont été apportées.

1. Protégez votre feuille des changements

Avant de partager votre feuille, il se peut que vous souhaitiez protéger certaines zones de la feuille contre les erreurs indésirables. Dans ce cas, vous souhaiterez peut-être que tout le monde puisse voir le budget et ajouter des transactions, mais vous ne voudrez peut-être pas qu’ils modifient les instructions en haut de la page.

Vous feriez :

  1. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez protéger.
  2. Cliquez sur Outils -> Protéger la feuille.
  3. Cliquez sur “Plage”.
  4. Cliquez sur “Définir les autorisations”.
    comment suivre les modifications dans Google Sheets

Ici, vous avez deux options :

  • Afficher un avertissement lors de la modification de la zone. Chaque fois que quelqu’un essaie de modifier une cellule dans cette plage, il reçoit un avertissement l’avertissant de ne pas le faire. Surtout, ils peuvent ignorer cet avertissement s’ils le souhaitent. Ceci est utilisé pour les avertissements légers qui peuvent être ignorés.
  • Restreindre qui peut modifier cette zone.Vous pouvez choisir de limiter l’édition à vous-même ou à d’autres personnes spécifiques. Par exemple, si vous avez un autre administrateur, vous souhaiterez peut-être que vous et lui puissiez modifier ces cellules.

Vous pouvez soit protéger une feuille entière du document ou des colonnes spécifiques. À tout moment, vous pouvez accéder à “Protéger les feuilles” pour voir les feuilles et les zones protégées que vous avez déjà définies.

2. Modifiez vos règles de notification

Maintenant, vous souhaitez être informé de toute modification apportée à votre feuille. Cliquez sur “Outils -> Règles de notification”.

    comment suivre les modifications dans Google Sheets

Les règles de notification comportent deux parties :

  • Quand devez-vous être averti ? Cela peut être défini sur “Toutes les modifications sont apportées”. ou “Un utilisateur soumet un formulaire.” Dans ce cas, nous suivons les changements. Nous voulons donc sélectionner “Des modifications ont été apportées”.
  • Comment vous devez être averti. Cela peut être défini sur “E-mail – Résumé quotidien” ou “E-mail – Immédiatement”. Cela dépend de vos préférences personnelles. S’il y aura beaucoup de changements, un résumé quotidien est la meilleure solution. Mais si vous avez besoin de messages urgents, c’est mieux immédiatement.

Désormais, vous recevez un e-mail lorsque des modifications sont apportées et vous pouvez vous référer à ces e-mails pour suivre les modifications.

Lorsque ne serait pas voulez-vous être averti? Si vous n’êtes pas préoccupé par le moment où les modifications sont apportées, mais que vous souhaitez simplement pouvoir revenir aux versions précédentes, vous pouvez le faire via l’historique des versions.

3. Partagez votre document

Bien sûr, vous pouvez également suivre les modifications même si vous ne partagez pas votre document. Mais le suivi des modifications est généralement plus utile lorsque vous partagez un document avec d’autres personnes. Une fois que vous avez partagé votre document avec d’autres, vous pouvez voir OMS fait quel changement.

    comment suivre les modifications dans Google Sheets

Vous pouvez partager un document de deux manières :

  • Vous pouvez envoyer le document à des personnes spécifiques. C’est généralement l’option la plus sûre.
  • Vous pouvez envoyer un lien vers un document à des personnes. Vous pouvez soit restreindre cela (à certaines personnes), soit faire en sorte que toute personne disposant du lien puisse le modifier.

Vous pouvez également définir des autorisations de plusieurs manières :

  • Les spectateurs peut afficher le document mais pas apporter de modifications.
  • Commentateurs peut commenter le document mais pas apporter de modifications.
  • Éditeurs peut modifier le document ; cela peut être dangereux.

Une fois que vous avez partagé le document, vous devriez commencer à recevoir des mises à jour lorsque quelqu’un a modifié le document. Vous pouvez même les mettre à jour par e-mail.

Lié: Comment protéger par mot de passe Google Sheets

4. Vérifiez l’historique de Google Sheets

Vous avez maintenant configuré des e-mails pour toute modification apportée à la feuille. Mais que se passe-t-il si vous êtes curieux d’en savoir plus sur une zone spécifique de la feuille ? Il serait pénible d’essayer de parcourir l’historique des versions pour voir quand des modifications ont été apportées à une cellule particulière.

À cette fin, Google Sheets a une nouvelle fonctionnalité qui peut révéler l’historique d’une cellule.

  • Sélectionnez une cellule.
  • Cliquez avec le bouton droit sur la cellule.
  • Sélectionnez “Afficher l’historique des modifications”.
    comment suivre les modifications dans Google Sheets

Vous verrez maintenant l’historique complet de la cellule. Cet historique n’affichera que les modifications apportées à la valeur de la cellule, et non les modifications de mise en forme comme le pourrait un Google Doc. Mais cela vous permettra de revenir aux valeurs de cellule précédentes une par une.

5. Revenir aux versions précédentes du document

En plus de pouvoir voir l’historique des modifications d’une cellule particulière, vous pouvez également choisir de voir les versions précédentes d’un document. Allez simplement dans “Fichier -> Historique des versions -> Afficher l’historique des versions”.

suivre les modifications dans Google Sheets

Dans le panneau de l’historique des versions, vous pouvez voir les versions précédentes du fichier, y compris la version actuelle. Vous pouvez ensuite sélectionner une version précédente et choisir de la restaurer, de la nommer ou d’en faire une copie.

suivre les modifications dans Google Sheets

Vous souhaiterez peut-être enregistrer périodiquement les versions en les nommant. Vous pouvez ensuite revenir à ces versions si des modifications indésirables sont apportées. Vous pouvez également choisir de juste voir versions qui ont été nommées, ce qui facilite le retour à des fichiers spécifiques, surtout si vous n’avez pas communiqué efficacement avec votre équipe.

Vous pouvez également utiliser une autre méthode pour récupérer des feuilles perdues.

Suivi et annulation des modifications dans Google Sheets

Google Sheets vous propose plusieurs méthodes pour suivre et restaurer les modifications.

Pour suivre les modifications, vous pouvez :

  • Afficher l’historique des versions du document.
  • Cliquez avec le bouton droit sur une cellule pour afficher son historique individuel.
  • Recevez des notifications lorsque des modifications sont apportées.

Pour annuler les modifications, vous pouvez :

  • Empêcher certaines cellules de changer du tout.
  • Revenir aux versions précédentes du document.
  • Remplacez manuellement les cellules par leurs valeurs précédentes.

Bien qu’un peu capricieuse, la possibilité de suivre les modifications dans Google Sheets et d’afficher l’historique des cellules est extrêmement utile. Si vous travaillez sur des documents importants, vous souhaitez être informé des modifications, sinon la feuille peut devenir incontrôlable très rapidement. Et en suivant l’historique de vos versions, vous pouvez vous assurer que les données ne sont jamais perdues. Nous espérons que vous avez maintenant une meilleure idée de la façon de suivre les modifications dans Google Sheets.

Comment suivre les modifications dans Google Docs

Docs fonctionne un peu différemment de Feuilles et Excel.

Pour suivre les modifications dans Google Docs, ouvrez simplement le menu d’édition dans le coin supérieur droit de l’éditeur. À partir de là, vous pouvez voir qui a apporté des modifications, quand et où elles ont été apportées en cliquant sur “Afficher l’historique des révisions” dans le menu Fichier.

Sheets a toujours la section “Afficher l’historique des révisions” dans le menu, mais il manque cet autre puissant suivi des modifications que Docs a. Vous pouvez également définir “modifier” sur “suggérer” pour suggérer des modifications et des modifications à apporter aux autres.

Cela signifie que lorsque vous partagez un document, vous n’avez pas besoin de changer complètement ce qu’il contient, il vous suffit de le suggérer aux autres personnes à la place.

FAQ sur le suivi des modifications dans Google Sheets

Comment savoir qui a apporté des modifications dans Google Sheets ?

Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur Fichier> Historique des versions> Afficher l’historique des versions. Il ouvre un menu sur le côté droit qui affiche les dates et les versions précédentes de la feuille de calcul marquées du nom de la personne.

Pouvez-vous voir l’historique des modifications sur Google Sheets ?

Utilisez la même méthode que celle de la question précédente de la FAQ pour afficher l’historique des modifications. Cependant, cela ne montre souvent pas toutes les modifications apportées, surtout si elles ont été effectuées en succession rapide et par un seul utilisateur.

Conclusion

Apprendre à suivre les modifications dans Google Sheets vous aidera à suivre toutes vos feuilles de calcul partagées. La détection automatique de l’historique des versions peut également vous aider à récupérer les données perdues.

Julien

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